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二次会の幹事を頼まれたら やることリスト

      2016/05/10

二次会の幹事を頼まれたら やることリスト
二次会1
 

今回は「突然二次会の幹事を頼まれてしまった!とても大変だし、いきなり言われても何から手を付けていいのかわからない!?」という方に、二次会の幹事を任されたときににやらなければならいことをリストにしてお伝えしようと思います。

 
幹事がやらなければいけないことその1 計画を立てよう
幹事とはその会を成立させるためのとても重要な役割を持つ大変なポジションです。まずは以下の話し合いをきちんと行いましょう。

・日にちや時間

・参加人数

・会場

・予算

・段取り

・ゲームや景品

結婚式の二次会の場合は必ず幹事全員と新郎新婦で行うようにしましょう

 
幹事がやらなければならないことその2 参加者をきちんと把握しよう
誰が参加するのか?誰が欠席するのか?エクセルなどで管理できるようにしつつ、二次会の概要をワードファイルやメモ帳に入れ、会社のみんなで共有できるようなところに置いたり、ドロップボックスなどですぐに二次会の概要を参加する人が把握できるような環境を整えておきましょう。

こうすることにより参加者の質問攻めを回避することが可能です。

 
幹事がやらなければならないことその3 連絡手段を用意しておこう
二次会のときにトラブルが起こったり、誰かが突然具合が悪くなってしまったなどの問題が発生した時にすぐに連絡が取れるように連絡手段を用意しておくことを忘れないでください。

そして二次会の計画を練ったり、途中経過を報告するという意味でもラインやスカイプなどでグループを用意しておくのがいいでしょう。

 
幹事がやらなければならないことその4 会場を下調べしておこう
いざ、会場に来てみるとゲームをするスペースが足りない!景品が置けない!マイクがない!?

などの問題にさらされる危険がありますので、必ず計画を立てるときは会場に一度足を運ぶようにしましょう。

会場となるお店の方とも打ち合わせをしておきましょう。そうすることで計画が突然崩れることを避けることができます。

 
幹事がやらなければならないことその5 ゲーム、景品を用意しよう
二次会の幹事が必要であるということは必ず余興の一つは用意をしなければいけません。

会場や予算と相談して失敗しないようにゲームと景品を準備しましょう。

ゲームはシンプルにクイズやビンゴ大会を、景品は化粧品やネクタイなど性別で使えないものを避けるといいですね。

 
幹事がやらなければならないことその6 参加者に連絡をしよう
参加者全員に時間や場所、会費などを連絡しておきましょう。

連絡漏れがあると当日に迷子が出たり「会費なんて聞いてない」と言う人が出たりするのでトラブルの元です。

結婚式の二次会は、幹事と参加者が直接知り合いでないと連絡先を把握していないと思われます。

連絡先のわからない方には新郎新婦から連絡を入れてもらいましょう。

 
幹事はたくさんの人でやろう
二次会の幹事を頼まれたら やることリスト
パーティーの司会というのはやってみるととっても大変なんですね。

人前で話す人のトーク力、パーティーをうまく進行する能力がうまくないと、場のテンションが一気に下がってしまいます。

パーティーを楽しいものにするのか?つまらないものにするのか?それはすべて幹事さんにかかっていますし、常に参加している人たち全員のプレッシャーを背負いながら進行をしていくわけですからとっても大変なわけです。

 

いざ滑った時のフォロー役、緊急時に対応できる要員、場を盛り上げるための盛り上げ係などパーティーを成功させるために必要な人は実はとっても多いんですね。

ですから幹事を任されたときは最高のパーティーにするためには、ある程度進行に人が必要だということを説明し、手伝ってくれる人を多く探しておいた方がいいです。

 

以上、二次会でやらなければいけないことをまとめてみました、ほかにも参考になる記事がたくさんネットにはあるのでぜひ見てくださいね。


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